Finanzen

1. Jedes Projekt/jede Idee sollte mit dem Doktorandenkonvent während einer der regulären Sitzungen besprochen werden.
2. Finanzielle Anträge sollten mit den folgenden Angaben an den Doktorandenkonvent geschickt werden:

• Gesamtkosten
• Budget-Position
• Antragsteller bzw. Antragstellerin
• Projektbeschreibung (Konzept, Kennzahlen, Zugang etc.)
• Gründe für den Antrag
• Detaillierte Kosten (PR, Veranstaltungsort, Referent, Catering, Material usw.)

3. Der Doktorandenkonvent muss über den Finanzantrag abstimmen.
4. Die Prüfung des Finanzantrags erfolgt durch den StuRa.
5. Alle Änderungen am Antrag müssen erneut vom Doktorandenkonvent genehmigt werden (Abstimmung erforderlich).

6. Für die Abrechnung erforderliche Dokumente:

• Abrechnungsformular (unterschrieben von den Finanzverantwortlichen des Doktorandenkonvents)
• Der genehmigte Finanzantrag und alle seine Änderungen (beschlossen durch den Doktorandenkonvent)
• Das Protokoll der genehmigten Finanzanträge und deren Änderungen
• Originalrechnungen (keine Kopien!)
• Wenn neben der Rechnung etwas online bezahlt wird, ist ein weiterer Nachweis erforderlich (z.B. PayPal-Rechnung, Kreditkartenabrechnung etc.)

Einige Regeln:

• Wenn wir einen Referenten für einen Workshop gewinnen wollen, müssen wir das Angebot einen Monat lang auf unserer Website veröffentlichen.
• Wenn etwas mehr als 500€ kostet, müssen drei unabhängige Angebote abgegeben werden
• Workshops können mit maximal 60€ pro Person unterstützt werden
• Alkohol ist limitiert (siehe Alkoholabrechnung)
• Lebensmittel sind pro Person und Tag begrenzt (siehe Bewirtungsrichtlinie)